O imposto não está alto demais. Talvez sua empresa esteja pagando da forma errada

Quando a guia de impostos chega, muitos empresários têm a mesma reação: “Minha empresa está pagando tributo demais”.

Em alguns casos, essa percepção está correta. Porém, o problema nem sempre é apenas a carga tributária brasileira. A empresa pode estar no regime inadequado, classificando receitas de maneira incorreta, deixando de aproveitar créditos permitidos ou utilizando cadastros fiscais desatualizados.

É como percorrer todos os dias um caminho mais longo para chegar ao trabalho. O destino é o mesmo, mas o gasto com combustível aumenta porque a rota escolhida não é a melhor.

Antes de concluir que o imposto está alto demais, é importante verificar se ele está sendo calculado da maneira mais adequada para a realidade do negócio.

O Simples Nacional nem sempre é o regime mais barato

O Simples Nacional facilita o recolhimento de diferentes tributos em uma única guia. Por isso, muitos empreendedores acreditam que ele sempre representa a menor carga tributária.

Essa conclusão pode ser equivocada.

O valor pago depende do faturamento acumulado, da atividade exercida, do anexo utilizado e, em alguns serviços, da relação entre a folha de pagamento e a receita da empresa.

Um negócio pode ter começado com faturamento reduzido e uma alíquota atrativa. Com o crescimento, porém, a empresa pode avançar de faixa e passar a pagar um percentual efetivo maior.

Em determinadas situações, o Lucro Presumido ou o Lucro Real pode apresentar um resultado mais vantajoso. A resposta depende da margem de lucro, das despesas, da folha, das atividades realizadas e do perfil das operações.

O nome do regime é Simples, mas a escolha precisa ser feita com planejamento tributário.

Receitas diferentes podem exigir tratamentos diferentes

Outro erro comum é declarar todo o faturamento da mesma forma.

Uma empresa pode vender mercadorias comuns, produtos sujeitos à tributação monofásica, itens com substituição tributária e serviços com regras distintas.

Quando todas as receitas são lançadas no sistema com a mesma classificação, o cálculo pode incluir parcelas de tributos que deveriam receber tratamento específico.

Isso pode ocorrer, por exemplo, com determinadas receitas de produtos sujeitos à tributação monofásica de PIS e Cofins. Dependendo da posição da empresa na cadeia e das regras aplicáveis, essas receitas precisam ser segregadas corretamente no cálculo do Simples Nacional.

Farmácias, lojas de cosméticos, autopeças, mercados e estabelecimentos que comercializam bebidas estão entre os negócios que devem analisar esse assunto com atenção.

Não basta saber quanto a empresa vendeu. A gestão fiscal também precisa identificar o que foi vendido e como cada receita deve ser tributada.

O cadastro fiscal pode estar aumentando o imposto

NCM, CEST, CNAE, códigos de operação e classificações tributárias não são apenas informações burocráticas.

Esses dados influenciam a emissão das notas fiscais e a apuração dos impostos.

Quando um produto está cadastrado com uma classificação incorreta, o sistema pode aplicar um tratamento tributário inadequado em todas as vendas. Um pequeno erro repetido durante meses pode se transformar em um valor relevante.

O mesmo acontece com os serviços.

Uma empresa pode exercer atividades sujeitas a anexos diferentes no Simples Nacional. Caso as receitas não sejam separadas corretamente, o imposto pode ser calculado sobre uma faixa menos vantajosa.

A tecnologia não corrige automaticamente um cadastro errado. O sistema executa aquilo que foi configurado.

Por isso, a revisão cadastral deve fazer parte da rotina da empresa, principalmente quando novos produtos, serviços ou atividades são incluídos.

O Fator R pode mudar a tributação dos serviços

Algumas atividades de serviços podem ser tributadas pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional, conforme o resultado do Fator R.

Esse cálculo compara determinados valores relacionados à folha de salários com a receita bruta acumulada.

Quando o percentual exigido é alcançado, a tributação pode ocorrer pelo Anexo III, que possui alíquotas iniciais menores do que as aplicadas no Anexo V.

Isso não significa aumentar artificialmente o pró labore ou a folha apenas para reduzir impostos. As remunerações precisam ser reais, compatíveis com a operação e corretamente registradas.

A análise deve considerar o custo total. De nada adianta reduzir o DAS se os encargos adicionais tornarem a estratégia mais cara para a empresa.

Uma contabilidade consultiva avalia os dois lados da decisão antes de recomendar qualquer mudança.

Retenções podem estar sendo ignoradas

Empresas prestadoras de serviços podem sofrer retenções de tributos nos pagamentos realizados pelos clientes.

Dependendo da operação, podem existir retenções de Imposto de Renda, INSS, ISS, PIS, Cofins ou CSLL.

Esses valores precisam ser controlados e tratados corretamente na apuração.

Quando a empresa não envia os comprovantes para a contabilidade ou não realiza a conciliação das notas com os recebimentos, pode deixar de aproveitar valores que já foram descontados pelo cliente.

Na prática, o caixa sofre duas vezes. Primeiro, porque a empresa recebe um valor líquido menor. Depois, porque pode recolher novamente um tributo sem considerar a retenção anterior.

Esse problema demonstra como a organização documental influencia diretamente a carga tributária.

O Lucro Presumido também precisa ser revisado

No Lucro Presumido, a base do IRPJ e da CSLL é calculada a partir de percentuais estabelecidos para cada atividade.

Isso pode ser vantajoso para empresas com margens elevadas. Entretanto, pode se tornar desfavorável quando o lucro real do negócio é menor do que o percentual presumido.

Imagine uma prestadora de serviços com faturamento alto, mas também com despesas relevantes de equipe, aluguel, tecnologia e terceirização. Mesmo com uma margem reduzida, a tributação continuará considerando a presunção definida pela legislação.

Nesse cenário, vale comparar o resultado com o Lucro Real.

Embora seja mais complexo, o Lucro Real pode ser adequado para empresas com margens menores, períodos de prejuízo ou possibilidade de utilização de créditos permitidos.

Nenhum regime deve ser escolhido apenas porque parece mais simples.

O regime de caixa pode ajudar no planejamento financeiro

Empresas do Simples Nacional podem, conforme as regras aplicáveis, optar pelo regime de caixa para a apuração mensal.

Nesse modelo, o imposto acompanha os valores efetivamente recebidos dos clientes. Isso pode ajudar empresas que vendem a prazo ou enfrentam atrasos frequentes.

No regime de competência, a receita é considerada conforme a ocorrência da operação, mesmo que o pagamento ainda não tenha entrado.

A escolha precisa ser realizada no momento adequado e exige controle rigoroso dos recebimentos. Não se trata de uma solução automática para problemas de caixa, mas pode melhorar o alinhamento entre o dinheiro recebido e o pagamento dos tributos.

A empresa mudou, mas a tributação continuou igual?

O enquadramento tributário não deve ser tratado como uma decisão permanente.

O faturamento aumenta, a folha muda, novos produtos são incluídos e o perfil dos clientes se transforma. Mesmo assim, muitas empresas continuam utilizando o mesmo regime e os mesmos cadastros durante anos.

Esse comportamento pode gerar pagamentos maiores ou riscos fiscais.

O planejamento tributário precisa ser realizado com dados atualizados, considerando a projeção de faturamento, a margem, as despesas, a folha e os objetivos da empresa.

Planejamento não significa esconder receitas ou criar despesas. Significa utilizar corretamente as possibilidades previstas na legislação.

Pagar corretamente também é economizar

Uma revisão tributária nem sempre encontrará uma grande redução de impostos. Em alguns casos, ela confirmará que a empresa já está no regime mais adequado.

Essa confirmação também é importante, pois oferece segurança e previsibilidade.

Em outras situações, a análise pode encontrar receitas mal classificadas, retenções não aproveitadas, cadastros incorretos ou um regime que deixou de ser vantajoso.

O objetivo não é pagar o menor valor a qualquer custo. É recolher o que realmente é devido, dentro de uma estrutura legal e compatível com a operação.

A Primeiro Plano pode revisar a gestão fiscal da sua empresa, comparar regimes tributários e identificar possíveis falhas na apuração.

Antes de aceitar que o imposto está simplesmente alto demais, verifique se a sua empresa está pagando da forma certa.